Existe un adagio bien conocido de que las empresas funcionan con la confianza de las personas. Sin embargo, en el mundo práctico real, los acuerdos contractuales siguen siendo el último elemento de confianza. Los documentos del contrato brindan la garantía necesaria a las empresas de que ciertas obligaciones son legalmente vinculantes y, por lo tanto, los negocios pueden realizarse con total confianza. En ese sentido, mirando el contexto más amplio, los documentos contractuales son la fuerza impulsora que permite a las empresas funcionar sin problemas y de manera eficiente.
Valor añadido
En el caso de las empresas medianas a grandes, es casi imposible rastrear todos los contratos activos manualmente. Atrás quedaron los días en que los administradores de contratos indexaron manualmente todos los contratos dentro de los archivadores, actualizaron las hojas de Excel y rastrearon las copias en papel en correos electrónicos aleatorios. Imagínese como un administrador de contratos respondiendo a todo tipo de consultas provenientes de diferentes partes interesadas (como cláusulas legales, daños por responsabilidad, sanciones por incumplimiento, cronogramas de pagos, notificaciones de renovaciones, calidad del servicio, aclaraciones de reembolso, cláusulas de penalización, matrices de escalada, etc.) por miles de contratos. Teniendo en cuenta que los gerentes de contrato son los custodios de todas las solicitudes de contrato, imagínese ser responsable de este tipo de consultas día tras día. ¡Qué agotador podría llegar a ser!
Hoy, el tiempo y las habilidades de los gerentes de contratos son más valiosos para agregar valor al negocio, en lugar de apresurarse para algunas de estas rutinas administrativas. Si bien la digitalización parece ser la respuesta más obvia, es más fácil decirlo que hacerlo. Incluso si uno puede digitalizar y llevar todos los datos del contrato a una base de datos de búsqueda, la complejidad de la contratación no termina ahí. De hecho, todo comienza cuando se crea el contrato.
Redacción de contratos
La redacción de un contrato es a menudo una actividad tediosa y compleja que involucra a múltiples partes interesadas. Pocas organizaciones han encontrado una forma de crear plantillas para ciertos tipos de contratos como un paso para reducir las complejidades involucradas. Sin embargo, cuando una organización típica de mediana a gran escala maneja una gran variedad de contratos, el proceso de redacción se convierte en una red larga y compleja de tareas interrelacionadas. A menudo, no hay flujos de trabajo uniformes cuando se trata de redactar un contrato, colaborar, capturar metadatos y otros detalles esenciales que lo acompañan.
Tómese un momento para reflexionar sobre un nuevo mundo, donde usted, como administrador de contratos, puede iniciar un proceso de redacción de contratos con unos pocos clics. En este mundo, puede elegir una plantilla de contrato basada en el tipo de contrato, adaptarla e invitar a otras partes interesadas a colaborar en línea. Imagine que, de principio a fin, lo guiará, paso a paso, un sistema que realiza un seguimiento de todos los elementos necesarios, mientras el documento del contrato está en construcción. El sistema en cuestión tiene todas las características integradas necesarias, como líneas rojas, seguimiento de cambios, hilos de comentarios, referencias a otros documentos, comparación de notas, etc. Además, el sistema puede revisar contratos o cláusulas similares redactadas en el pasado, y tiene una capacidad de búsqueda todopoderosa que extrae información del repositorio. ¡Qué liberador podría ser! Como administrador de contratos, podrá contribuir a tareas de mayor valor una vez que se le “quite la mano” del tedioso proceso de redacción actual.
Operadores de telecomunicaciones y contratación de IA
En grandes organizaciones complejas, como los operadores de telecomunicaciones, el volumen y la variedad de contratos que se manejan a diario suelen ser altos. Los operadores deben gestionar acuerdos contractuales y establecer contactos con diversas partes, como proveedores, clientes, propietarios de tierras, arrendadores de propiedades, agencias, etc. No todos los tipos de contratos pueden ser modificados de acuerdo con el gusto del operador. Al mismo tiempo, los gerentes de contrato deben manejar cientos de variantes que abarcan diferentes regiones de operaciones. ¡La vida no es para nada simple!
En tales casos, es importante equipar a los administradores de contratos con herramientas de automatización que puedan manejar nuevos contratos o documentos de renovación de manera más efectiva. La idea es automatizar la ingesta de contratos, indexar ciertas cláusulas importantes, generar alertas contra las líneas del contrato que se están desviando, contextualizar cada tipo de contrato y finalmente insertar los datos en un gran almacén de datos.
Con los avances en potencia informática y almacenamiento rentable, las aplicaciones basadas en IA se están convirtiendo en una realidad en muchos dominios, y el dominio de contrato no es una excepción. Los modelos IA / ML especialmente diseñados pueden extraer datos específicos de los documentos del contrato con niveles razonables de precisión. Con el tiempo, a medida que los modelos IA / ML entrenan en nuevas variantes de contrato, los niveles de precisión mejoran considerablemente. En términos de ahorro de costos de Opex, la contratación de AI puede liberar una buena cantidad de mano de obra que se puede aplicar a otras actividades centradas en el valor en el negocio. Además, al reducir las entradas manuales y automatizar todo el proceso, la contratación de AI puede mejorar la precisión de los datos del contrato y, por lo tanto, mitigar los riesgos. Mediante la capacidad adicional de integrarse con otros sistemas, se pueden evitar posibles responsabilidades y pérdidas. Además, los gerentes de contrato pueden tener una visibilidad clara del desempeño del proveedor, lo cual es tremendamente útil durante las renegociaciones.
Muchos operadores de telecomunicaciones ahora buscan incorporar varios niveles de automatización al aprovechar tecnologías como IA / ML y avanzar en su viaje de transformación digital. IA Contracting es uno de esos pasos importantes hacia el futuro digital.
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